Учет компьютеров начинается с их постановки на баланс у предприятия-покупателя. Способ их отражения на счетах бухгалтерского учета зависит от стоимости техники, ее комплектации, методе записи товарных групп в накладной и сроков использования отдельных деталей. В ситуациях, когда закупаются отдельные комплектующие и их стоимость значительна, такие активы должны учитываться под обособленными инвентарными номерами.
Учет компьютерной техники единым блоком
Подход к учету оргтехники, как моноблока, не вызывает разночтений с контролирующими органами. Аргументация проверяющих основана на том, что отдельные комплектующие не могут функционировать самостоятельно, поэтому учитывать их надо только в качестве одного рабочего агрегата. Норма приводится в ПБУ 6/01 и повторяется положениями Письма Минфина от 14.11.2008 г. под № 03-11-04/2/169.
Учет компьютеров и оргтехники ведется на счете 10, если стоимость оборудования не превышает лимит в 40 тысяч рублей. В этом случае суммы, потраченные на приобретение, будут полностью и сразу отнесены на расходы. При превышении установленного предела активы признаются основными средствами и подлежат амортизации. Оприходование сопровождается оформлением акта приема-передачи и заведением инвентарной карточки.
Как оприходовать компьютер бухгалтерскими записями:
- Д08.4 – К60 – корреспонденция составляется в момент приобретения ПК, сумма указывается без учета НДС.
- Д19 – К60 – проводка отражает размер НДС, заложенного в цену приобретенной компьютерной техники.
- Д01 – К08.4 – эта запись свидетельствует о вводе в действие компьютера.
Учет комплектующих для компьютера
Запасные детали, набор комплектующих к оргтехнике учитывается на счете 10. Операции по изменению владельца таких расходных ценностей, корректировке стоимости, оприходованию и списанию находят отражение на субсчете 10.5.
Как оприходовать компьютер, если куплен по запчастям – в этой ситуации необходимо ориентироваться на предполагаемые сроки использования деталей и стоимость активов. Если ценником не достигнута отметка в 40 тысяч рублей за единицу товара, то учитывать детали следует как материалы. Учет компьютеров на предприятии в ситуациях, когда цена закупаемых блоков превышает лимит, а сроки эксплуатации по товарным позициям разнятся, ведется по отдельным инвентарным объектам. Допускается раздельный учет и при планируемой эксплуатации в разных комплектациях техники.
Модернизация для компьютера: проводки
При проведении модернизации необходимо контролировать строгое отделение этих мероприятий от ремонта техники. Модернизация оборудования направлена на изменение технических характеристик в сторону повышения их качественного уровня (п. 2 ст. 257 НК РФ). Учет компьютеров в организации предполагает отнесение к модернизации ремонтных работ, которые привели к изменению функционального предназначения техники. Различия ремонта и модернизации кроются в причине проводимых замен деталей:
- если обоснованием выступает физический износ, то это ремонт;
- если причина в моральном устаревании, то речь идет о модернизации.
Когда учет компьютерной техники на предприятии ведется по отдельным блокам, то при замене деталей списываются вышедшие из строя элементы. Основанием будет выступать акт на списание. Новые запчасти приходуются как запчасти или основные средства в зависимости от их стоимостной оценки.
Учет компьютеров при ремонте предполагает отнесение затрат в тот период, в котором они фактически были понесены. Тип расходов будет идентифицирован, как обычные виды деятельности. Комплектующие списываются корреспонденцией с дебетованием счета 20 (или 23, 25,29, 26, 44) и кредитованием счета 10. Норма регламентируется п. 67 приказа Минфина от 13.10.2003 под № 91н.
Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет. Затраты на улучшение собираются на 08 счете. При завершении всех этапов доработки техники накопленные суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования обновленного значения первоначальной стоимости (п. 42 Приказа Минфина № 91н). Обязательно должны составляться такие проводки:
- Комплектующие списывают бухгалтерской записью между Д08 и К10.
- Увеличение первоначальной стоимости модернизированных активов отражается через Д01 – К08.
Информация о произведенной модернизации показывается в акте ОС-3 и инвентарных карточках.
Программа для учета оборудования, построенная на базе конструктора Руна, служит для автоматизации процесса учета различного оборудования: компьютерной техники, инструментов, снаряжения, обмундирования, автомобильной техники и другого инвентаря. Программа очень проста в использовании и интуитивно понятна. Она имеет удобный интерфейс, что позволяет работать с ней даже мало знакомому с компьютером пользователю. Благодаря программе Вы всегда будете иметь полную и достоверную информацию о том, где находится Ваше оборудование, в каком количестве, в каком состоянии и другую необходимую информацию об инвентаре, который находится на балансе Вашей организации. А процесс принятия оборудования или передачи его кому-либо будет занимать у Вас всего несколько минут.
Основные функции и возможности программы
- базы данных поставщиков оборудования;
- справочники по видам оборудования, производителям, отделам и сотрудникам;
- оформление поступления оборудования на склад;
- полный список оборудования на балансе предприятия;
- прикрепление файлов с документацией;
- цветовая индикация гарантийного оборудования;
- внесение истории перемещения оборудования;
- списание оборудования с баланса;
- отчет о полном движении оборудования на предприятии;
- быстрая настройка под требования заказчика;
- возможность работы по сети и через Интернет.
Краткая инструкция по работе с программой
В разделе "Справочники", в форме "Поставщики" хранятся данные по всем поставщикам оборудования предприятия. В программу можно самостоятельно добавить всю необходимую информацию по каждому контрагенту, кроме тех, что уже определены в программе: наименование, контактное лицо, адрес, телефон и примечания.
Формы этого же раздела "Виды оборудования", "Производители", "Отделы" и "Сотрудники" содержат соответствующую названиям информацию. Данные в справочниках можно заполнять как до применения при работе с данными, так и в ходе непосредственной работы.
Приход оборудования оформляется в форме "Приход". Создаётся запись даты поступления и от кого. Поле итоговой стоимости не редактируется, так как в него автоматически суммируется стоимость всего поступившего оборудования. В правой части добавляются записи по каждому предмету из поступления. Вносится наименование оборудования, ставится признак размещения на складе по умолчанию, указывается вид и производитель, подробные характеристики, инвентарный и серийный номера, стоимость, указывается срок гарантии, может быть приложен дополнительный файл с описанием, указывается текущее местоположение и за кем закреплено. Зеленым цветом подкрашиваются записи с оборудованием, у которых гарантийный срок ещё не истёк. По правой кнопке можно перейти на форму "Оборудование" к данному предмету.
Полный список всего оборудования, которое находится или находилось на балансе предприятия, хранится в форме "Оборудование". Добавление оборудования тут невозможно, так как оно производится только в форме "Прихода". В поле "Документация" можно по кнопке открыть документ, на который производится ссылка из программы. В нижнем списке "Движение" можно вносить всю историю перемещения оборудования по отделам предприятия.
Форма "Списание" служит для отметки о списании оборудования. Указывается дата, предмет списания и причина. На момент открытия программы рассчитывается срок, прошедший с момента списания оборудования с баланса. Список можно отфильтровать за период и по каждому предмету. При необходимости можно добавить любой дополнительный фильтр.
В группе "Отчеты" находится форма "Движение оборудования", которая содержит в себе полный список всех перемещений оборудования на предприятии. Список можно отфильтровать по любому параметру: за период установки, по виду оборудования, по статусу, выбрав само оборудование или инвентарный номер, или указав отдел. Пользователь может сам добавить или убрать необходимые поля фильтра. Для отчета можно сделать вывод данных в документ для печати.
Программу можно использовать как для индивидуальной работы на одном компьютере, так и в многопользовательском режиме с настройкой прав доступа каждому пользователю.
При оприходовании компьютерной и аналогичной техники необходимо обратить внимание на способ их отражения в товарной накладной. Если в товарной накладной составляющие компьютера отражены различными позициями или они имеют различные сроки эксплуатации, то им присваиваются отдельные инвентаризационные номера и они также отдельно принимаются к учету. Учет компьютеров имеет свои особенности. Необходимо принимать во внимание стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам (более 40000 руб.).
Учет как единого объекта
Приведем пример отражения в бухгалтерском учете приобретения компьютера. ООО «Возрождение» приобрело для использования в управленческих целях 21 февраля 2016 года компьютер, комплектация и стоимость которого представлены в таблице 1.
На основании приказа директора ООО «Возрождение» был установлен срок полезного использования данного компьютера, равный трем годам. При постановке на учет данного объекта, комиссией оформляется, подписывается и передается в бухгалтерию акт о приеме-передаче основного средства (по форме ОС-1).
Поступление объектов основных средств отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», к которому открываются соответствующие субсчета по видам внеоборотных активов. Например, для отражения приобретения основных средств открывается субсчет 1 «Приобретение основных средств». В данной организации в отношении объектов основных средств применяется линейный метод начисления амортизации. Начисление амортизации осуществляется с марта 2016 года. Линейный метод подразумевает начисление амортизации равными ежемесячными и годовыми суммами.
Так как срок полезного использования (СПИ) для приобретенного компьютера установлен равным трем годам, то годовая норма амортизации рассчитывается следующим образом: 100% / СПИ = 100% / 3 = 33,33%.
Годовая сумма амортизации рассчитывается как произведение первоначальной стоимости объекта и годовой нормы амортизации, т. е. в данном случае: 58150 руб. x 33,33% = 19381 руб. Ежемесячная же сумма амортизации рассчитывается как частное от деления годовой суммы амортизации на количество месяцев в году, т. е. 19381 / 12 = 1615 руб.
В бухгалтерии ООО «Возрождение» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления компьютера и начисления амортизации (таблица 2).
Учет компьютера по отдельным частям
В бухгалтерском учете также есть возможность отразить компьютерную и оргтехнику по отдельным частям и комплектующим. В качестве самостоятельных объектов можно отразить составные части компьютера в следующих случаях:
- предприятие будет использовать составные части компьютерной и оргтехники для подключения и присоединения к различному оборудованию (например, один принтер будет использоваться несколькими машинами или монитор будет подключаться к нескольким компьютерам);
- предприятие использует принтер в качестве факса, ксерокса, и поэтому сроки использования составных частей оргтехники будут различными. В данных перечисленных случаях компьютерная техника может быть учтена не как единое целое, а по частям.
Например, ООО «Заря» в феврале 2016 года приобрело компьютер, комплектация которого представлена в таблице 3.
Использовать монитор предполагается на разных системных блоках, поэтому в организации было принято решение об отдельном учете составляющих компьютера. Были установлены следующие сроки полезного использования для составных частей компьютера (таблица 4).
Так как был установлен различный срок полезного использования для составных частей компьютера, то их учитывают отдельно в составе материальных запасов, потому что стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам составляет 40000 руб. В этом случае комиссия при поступлении компьютерной техники оформляет приходный ордер (форма М-4), требование-накладную (форма М-11). Амортизация в этом случае не начисляется, так как части компьютера учтены в составе материалов.
В бухгалтерии ООО «Заря» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления комплектующих компьютера (таблица 4).
Постановка учета
На каждом предприятии или организации используется большое количество различной вычислительной техники (компьютеры, ноутбуки, планшеты, телефоны и т.д.). Очевидно, что данные об учитываемой оргтехнике удобнее хранить в программе. Когда придет время инвентаризации Вы с легкостью сможете отчитаться перед контролирующими лицами.
Более того, учет оргтехники препятствует разбазариванию материальных ценностей, тем самым экономит деньги собственника. Надеюсь понятно, что если Вы приобретаете какие-либо материальные ценности и затем никак не контролируете их перемещение, то как-либо оценить эффективность их использования не представляется возможным. Возможно, их у Вас уже и нет, а Вы про них забыли, т.к. невозможно всё хранить в голове.
Ведение каких-либо записей в Excel приводит к рутине, потому что трудно каждый раз находить нужную строчку таблицы и исправлять какие-либо её параметры, например, где это находится. Вспомните свои чувства, когда Вы последний раз это делали, наверняка что-то типа, вот опять мне это делать, да и скорее всего, что Вы и откладывали это на потом несколько раз. Это значит, что в Ваших данных уже нет актуальности.
Разве Вы не хотите испытывать приятные чувства при выполнении этой работы? Таким образом, если Вы не хотите усложнять себе жизнь и желаете, чтобы все было красиво, приятно и в порядке, то используйте специализированную программу для учета оргтехники . Мы предлагаем Вам несколько программ для решения данной задачи. Каждая программа имеет свою фишку, что позволяет удовлетворить пожелания даже самых требовательных заказчиков.
Выделение устройств
Давайте, теперь поговорим о том, как собственно говоря мы предлагаем Вам учитывать оргтехнику . Прежде всего вместо слова оргтехника в программе используется понятие устройство . Это такое некоторое обезличенное понятие, за которым может быть любой вид оргтехники. Для определения типа оргтехники служит специальный справочник Список моделей устройств . Устройство это нечто дорогое, то, что лучше учитывать персонально, поштучно.
Также в программу учет оргтехники , дополнительно интегрирован учет мелких материальных ценностей, например, офисная бумага, тонер для принтеров, флешки и т.п. Понятно, что листы бумаги поштучно никто не учитывает, можно учитывать пачками, поэтому данная категория материальных ценностей называется товар и учитывается по партиям, в пределах партии расход в штуках, килограммах и т.д. (единицы измерения задаются в справочнике).
Деление на устройства и товары выполняется на усмотрение пользователя программы учет оргтехники .
Организационная структура организации представлена в виде Рабочие места , Сотрудники , Склады . Т.е. это те места где могут находиться устройства и товары. Они также могут быть у определенного подразделения или участка.
Нормы запасов
Представим, воображаемую ситуацию, когда к примеру, нужен контроль наличия определенной учитываемой оргтехники на складе. Это могут быть ноутбуки для выдачи в командировку, картриджи для принтеров или жесткие диски для резерва. Как Вы бы делали это вручную? Периодически несколько раз в неделю пересчитывали бы остатки на складе и в таблице Excel корректировали остатки? Довольно скучно, не правда ли?
Только наша программа учета оргтехники позволяет контролировать нормы запасов на складах, у сотрудников и на рабочих местах в автоматическом режиме. При каждом запуске программы утром Вы получите соответствующее предупреждение если нормы запасов оргтехники снизились до критического значения.
Давайте уже представим краткой схемой, то, о чем мы говорили выше, далее обсудим дополнительные аспекты.
Заявки
А как же приобретается учитываемая оргтехника ? По-видимому, руководитель фирмы, или начальник какого-либо участка договорились с ИТ директором о покупке техники для нужд какого-то отдела и были выделены денежные средства для этих целей. А как Вы учитываете это событие? Или Вам не интересно, на основании чего была куплена конкретная оргтехника?
В нашей программе учет оргтехники дополнительно реализован учет заявок, т.е. записей в которых Вы можете отмечать на основании чего была приобретена оргтехника, также к каждой заявке можно прикрепить список купленной оргтехники и товаров.
В заявках также можно отмечать все запросы пользователей по конкретным проблемам это позволяет организовать службу Service Desk в самом простом её виде.
У каждой заявки может быть указан её заказчик, тип заявки задаётся в справочнике. Дополнительно присутствует признак выполнения заявки. Также реализован поиск определенных заявок по фильтру.
Учет программ
Так как мы с Вами собираемся учитывать оргтехнику , а это прежде всего ноутбуки, планшеты, компьютеры, то было бы не плохо также иметь сведения об установленном программном обеспечении на этих устройствах. Софт может быть платным, число лицензий возможно ограничено.
С этой целью в системе реализован учет программ и лицензий на ПО. Таким образом, если Вы хотите инвентаризировать Ваш софт, то Вам не нужно дополнительно искать какую-либо другую программу для учета программного обеспечения.
Автоматика
А что если мы хотим, чтобы вся оргтехника учитывалась сама собой, как по волшебству, т.к. не хочется вводить чего-то там в какую-то программу учета оргтехники ? Такое невозможно! Скажете Вы. Такое возможно, ответим мы, правда только в наших программах!
Отдельный модуль позволяет определить список оргтехники в Вашей сети, а затем автоматически импортировать полученные сведения в базу учета оргтехники . Данный процесс может выполняться параллельно в фоновом потоке в соответствии с заданным расписанием.
А что если какой-либо недобросовестный сотрудник открутил что-либо от компьютера фирмы и унес домой? Или, например, подменил комплектующие. Вы анализируете данные события в своей организации? Ведь они наносят Вам материальный вред.
Не волнуйтесь, наша программа предоставит Вам подробный журнал изменений конфигурации всей оргтехники в Вашей компьютерной сети. Кроме этого в этом журнале могут быть данные об установленных или удаленных программах на устройствах пользователей.
Ваши бонусы
Таким образом приобретая нашу программу учет оргтехники Вы получается собственно учет техники плюс
- учет товаров
- учет сотрудников
- учет рабочих мест
- учет складов
- учет норм запасов
- список используемой техники на предприятии
- учет конфигураций
- учет программ и лицензий
- учет заявок
- учет работ
- другие фишки